Gestión empresarial Requisitos de aviso de separación laboral por estado: Guía para 2023
¿Es necesario proporcionar un aviso de separación laboral a los empleados en los Estados Unidos?
¿Cuáles son los requisitos federales de aviso de separación laboral?
¿Algunos estados tienen sus propias regulaciones sobre avisos de separación?
Si tienes dificultades para responder a estas preguntas, no te preocupes, ¡lo tenemos cubierto! Como empleador estadounidense tienes que ser familiar con cada regulación laboral relevante en el país, y eso también incluye reglas de aviso de separación laboral.
Entonces, en esa guía exploramos:
- Regulaciones de aviso de separación laboral de Estados Unidos,
- Requisitos de aviso de separación laboral por estado para 2023, y
- Los formularios de aviso de separación laboral que los empleadores deben proporcionar a todos los empleados despedidos.
Tabla de contenidos
¿Qué es el aviso de separación laboral?
La separación laboral se refiere a la terminación de la relación laboral entre un empleado y un empleador. En términos generales, un aviso de separación laboral presenta una forma legal que significa el fin de la relación laboral entre un empleador y un empleado.
En los EE.UU, los avisos de despido típicamente están conectados a los beneficios de seguro de desempleo (UI, en sus siglas en inglés). El programa de UI proporciona una asistencia financiera a los empleados que están desempleados “no por su culpa”. Las exactas reglas para acceder al seguro dependen del estado.
Ciertos estados requieren que los empleadores informen a los empleados de los pasos requeridos para acceder a estos beneficios o proporcionar formularios reales que los empleados necesitan rellenar para recibir el UI.
Dependiendo del estado, la información sobre el seguro de desempleo se puede escribir en un póster presentado en el espacio de trabajo. Alternativamente, algunos estados requieren que los empleadores rellenen y distribuyan formularios de despido a los empleados despedidos.
¿Cuáles son los requisitos federales de aviso de separación laboral?
La ley de EE.UU. no contiene ningún requisito legal general sobre avisos de despido. Por lo tanto, cada estado tiene el derecho de hacer cumplir sus propios requisitos de aviso de separación laboral.
Sin embargo, hay 2 excepciones con respeto a los requisitos de aviso de separación laboral durante el despido laboral:
- Trabajadores cubiertos por la Ley de notificación de ajuste y reentrenamiento de trabajadores (WARN), y
- Empleados cubiertos por Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1986 (COBRA).
La ley WARN protege trabajadores en casos de cierre de fábrica y despido masivo. Para este tipo de despidos, los empleadores están requeridos proporcionar un aviso de 60 días calendarios.
La Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria de 1986 (COBRA) cubre planes de salud grupales del sector privado. Según el Departamento de Trabajo de EE.UU., se aplica a los empleadores que tienen 20 empleados que han trabajado en más de “50% de su días laborales típicos en el año calendario anterior”.
Básicamente, COBRA ofrece una continuación de la cobertura médica y está disponible en los siguientes eventos:
- Muerte de empleado,
- Pérdida de trabajo o reducción de horas de los trabajadores (excluye falta grave),
- El derecho de empleado cubierto a Medicate,
- El divorcio o separación legal de trabajador, y
- La pérdida de la condición de dependiente del niño (y cobertura) bajo el plan.
Si el administrador de COBRA plan de la compañía (una persona responsable de garantizar que una empresa cumpla con la ley COBRA) es un tercero, los empleadores necesitan notificar al administrador sobre el despido del empleado dentro de 30 días. El administrador de plan tiene que notificar al empleado de sus COBRA derechos dentro de 14 días. En caso de que el empleador sea el administrador de plan, tiene 44 días para emitir el aviso de elección COBRA al empleado.
Requisitos de aviso de separación laboral por estado 2023
Cada estado tiene el derecho de hacer cumplir sus propios requisitos de despido.
De momento, 19 estados tienen requisitos de separación laboral específicos para empleadores. Algunos obligan a los empleadores a rellenar formularios de despido, mientras que otros requieren que los empleadores solo informen a los trabajadores de su derecho a una cobertura de desempleo.
La tabla de abajo muestra tanto los estados con requisitos específicos de aviso de separación laboral de empleados como las reglas exactas y enlaces a los formularios que los empleadores necesitan proporcionar en el evento de separación laboral:
| Estado | Requisitos de separación laboral | Empleados calificados | Aviso de separación laboral o formulario de separación laboral |
|---|---|---|---|
| Arizona | Después de la separación laboral los empleadores necesitan proporcionar una declaración que contiene la información sobre cómo solicitar beneficios de desempleo. | Todos los empleados que quedan desempleados. | UIB-1241A |
| California | Los empleadores necesitan proporcionar un aviso escrito inmediato junto con dos folletos: DE 2320 y DHCS-9061 (si está cubierto). | Todos los empleados que están despedidos o se encuentran en excedencia. | Un aviso a los empleados sobre el cambio en la relación (no se requiere un aviso escrito en el caso de la renuncia voluntaria, promoción o degradación, cambio en la asignación o ubicación laboral, o si el trabajo se detuvo debido a una disputa comercial) |
| Colorado | Los empleadores necesitan proporcionar un aviso a todos los empleados que se separan con la información sobre la disponibilidad de beneficios de compensación por desempleo, en forma electrónica o de copia impresa. | Todos los empleados que se separan | 22-234 |
| Connecticut | Los empleadores necesitan distribuir un aviso de separación laboral a todos los empleados o enviarlo por correo a la última dirección conocida e informar los empleados que pueden presentar una declaración escrita expresando su desacuerdo con el aviso. | Todos los empleados que quedan desempleados. | UC-61 |
| Georgia | Los empleadores necesitan completar y firmar el aviso de separación laboral y entregarlo o enviarlo dentro de 3 días por correo a la última dirección conocida del empleado. | Todos los empleados que quedan desempleados. | DOL-800 |
| Illinois | Los empleadores necesitan proporcionar una copia del aviso a los empleados separados en su último día de trabajo o enviarlo a su última dirección conocida dentro de 5 días. | No se requiere un aviso a menos que un empleador cree que un trabajador no es calificado para beneficios de seguro de desempleo (UI). | CLI111L |
| Iowa | No se requiere un aviso a menos que el empleador cree que el trabajador no es calificado para los beneficios de seguro de desempleo (UI). | Los empleados que abandonan o rechazan el empleo. | Por descalificar: 60‑0154, aviso de separación regular (voluntario): 552-0772 |
| Louisiana | Los empleadores necesitan presentar un aviso de separación laboral dentro de 3 días (en línea) que incluye una explicación de causa de separación y detalles de pago hecho al empleado. | Todos los empleados que quedan desempleados. | LWC-77 |
| Maryland | Los empleadores necesitan mostrar pósters sobre beneficios de desempleo y cobertura de seguro médico y proporcionar a los empleados que se separan un aviso de la disponibilidad de desempleo. | Todos los empleados que quedan desempleados. | La notificación de la disponibilidad de la compensación de seguro de desempleo. |
| Massachusetts | Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación en persona o enviarlo a la última dirección conocida del empleado dentro de 30 días desde la separación laboral. | Todos los empleados que están separados del trabajo | 0590-A |
| Míchigan | Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación laboral en el momento de la separación a menos que los empleadores presenten reclamos en vez del empleado. | Todos los empleados cuyos empleadores no están presentando reclamos en su nombre. | UIA 1711 |
| Misuri | Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación. | Todos los empleados que quedan desempleados. | M-INF-288-5-AI |
| Nevada | Los empleadores necesitan proporcionar un reclamo de desempleo a los empleados en el momento de la separación. | Todos los empleados que quedan desempleados. | DETR-ESD |
| Nueva Jersey | Los empleadores necesitan proporcionar un reclamo de desempleo a los empleados en el momento de la separación. | Los empleados separados del empleo por al menos 7 días. | BC-10 |
| Nueva York | Los empleadores necesitan proporcionar un aviso de terminación escrito a los trabajadores dentro de 5 días laborables. Los empleadores necesitan proporcionar un aviso del derecho a presentar una aplicación de beneficios desempleo de los empleados en el momento de la separación laboral. | Los empleados separados del empleo por no más de 5 días. | Aviso de terminación: LS443, formulario de separación laboral: IA 12.3 |
| Pennsylvania | Los empleadores necesitan proporcionar el formulario de separación laboral completado a los empleados que separan y/o empleados que trabajan horas reducidas. | Todos los empleados que quedan desempleados o trabajan horas reducidas. | UC-1609 |
| Rhode Island | Los empleadores necesitan proporcionar un aviso (folleto, texto, correo electrónico, carta, o otra forma de comunicación) de la disponibilidad de compensación de desempleo en el momento de la separación a los empleados que se separan. | Todos los empleados que quedan desempleados. | Rhode Island Aviso de muestra (pág.2) |
| Carolina del Sur | Los empleadores necesitan proporcionar un Aviso de disponibilidad de beneficios de seguro de desempleo en persona, por correo electrónico, o texto, a los empleados. | Todos los empleados que quedan desempleados. | El Aviso de la disponibilidad de los beneficios de seguro de desempleo |
| Tennessee | Los empleadores necesitan proporcionar un formulario de separación laboral dentro de 1 día de la separación (en persona o electrónicamente) a los empleados salientes. | Todos los empleados que están desempleado por más de 7 días. | LB-0489 |
Preguntas frecuentes sobre requisitos de aviso de separación laboral
¿Alguna vez te has preguntado cuáles son los motivos más comunes para la separación laboral? ¿Qué pasa con los pasos que un empleador tiene que tomar cuando un empleado se marcha?
¡Estamos respondiendo las preguntas más frecuentes sobre el aviso de separación laboral!
1. ¿Cuáles son las razones más comunes para la separación laboral?
La separación laboral se presenta en muchas formas. Las razones más comunes para la separación laboral, definidas por la Universidad de California (UCLA), son:
- Jubilación: cuando alguien deja su espacio de trabajo, normalmente al llegar a cierta edad,
- Separación voluntaria: cuando un trabajador decide dejar su trabajo, y
- Separación involuntaria: cuando la compañía termina el empleo del trabajador, de forma permanente o temporal.
2. ¿Cuánto tiempo dura el proceso de separación laboral?
El proceso de separación laboral depende de varios factores, incluyendo:
- Regulaciones federales,
- Regulaciones estatales, y
- Contrato de empleo.
Adicionalmente, si un empleado está requerido presentar el aviso de dos semanas, el proceso de separación laboral normalmente dura más.
En mayoría de los casos, la separación laboral incluye:
- Informar el departamento de RH de la separación laboral,
- Informar el empleado o empleador (o supervisor) de la separación laboral,
- Proporcionar el aviso de separación laboral, si se requiere,
- Realizar una entrevista saliente, y
- Pagar los salarios restantes al empleado.
La duración del proceso depende de los pasos exactos especificados por el estado y el contrato de trabajo. En algunos estados con aviso de separación laboral obligatorio, como Massachusetts, los empleadores pueden tener hasta 30 días para proporcionar un aviso.
3. ¿Qué es lo que el empleador debe hacer cuando un empleado se marcha?
El proceso de separación laboral depende de varios factores.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, los empleadores siguen algunos pasos generales cuando un trabajador se marcha. Para simplificar cosas para ti, aquí tienes una lista de verificación de separación laboral:
- Informa a RH sobre la renuncia de trabajador,
- Proporciona un aviso de separación laboral dentro de tiempo legal, si se requiere,
- Haz un plan para la transición,
- Empieza el proceso de reemplazo del empleado,
- Realiza una entrevista saliente con el empleado que se separa, y
- Elimina el acceso a cualquier información confidencial y cobra los activos de la empresa del empleado.
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Puedes asegurarte de seguir cada paso esencial en el proceso de separación laboral creando una lista de verificación. Lee el texto siguiente para encontrar el mejor método de lista de verificación para tus necesidades:
4. ¿Necesitas un aviso de separación laboral para solicitar el seguro de desempleo?
Ya que el aviso de separación laboral no es requerido en la mayoría de los estados, probablemente no necesitarás proporcionar el aviso cuando aplicas para el seguro de desempleo. Cuando se trata de los estados con aviso de separación legal obligatorio, los pasos para recibir el seguro de desempleo dependen de las reglas específicas de este estado.
Algunos avisos de separación laboral solo contienen pasos para presentar el reclamo de seguro. En este caso, probablemente no tendrás que proporcionar un aviso cuando entregues tu solicitud. En otros estados, los empleadores están requeridos a brindarte el exacto formulario de seguro que debes presentar cuando solicitas el seguro.
Puedes leer más sobre los pasos que tienes que tomar en cada estado en el sitio web del Departamento de Trabajo de EE.UU..
Requisitos de aviso de separación laboral por estado: Conclusión y descargo de responsabilidad
Esperamos que nuestra guía de aviso de separación para 2023 te haya ayudado entender mejor las reglas y regulaciones sobre la separación laboral en los Estados Unidos.
Para obtener más datos sobre regulaciones de leyes laborales para cada estado:
- Sigue los enlaces proporcionados como fuentes, y
- Visita la sección de Leyes Laborales Estatales de nuestro sitio web.
Por favor ten en cuenta que este artículo fue escrito en T2 de 2023. Por lo tanto, puede que no incluya cambios introducidos después de su publicación.
Te recomendamos consultar las instituciones adecuadas y/o los representantes certificados antes de tomar acciones legales.
Clockify no es responsable de ningunas pérdidas o riesgos incurridos si esta guía se usa sin la orientación legal.
Fuentes usadas para la tabla:
- Departamento de Seguridad Económica de Arizona
- Sección de Arizona 23-772
- Departamento de Desarrollo del Empleo de California
- Mancomunidad de Massachusetts, Terminación de Empleo
- Departamento de Trabajo de Connecticut
- Departamento de Administración de Recursos Humanos de Nevada
- Memorando de Departamento de Trabajo y Entretenimiento de Rhode Island
- Departamento de Trabajo y Desarrollo de Fuerza Laboral de Nueva Jersey
- Departamento de Trabajo de Estado de Nueva York
- Notificación del Empleador a los Empleados sobre la Disponibilidad de la Compensación de Desempleo de Tennessee
- Desarrollo de Fuerza Laboral de Iowa
- Comisión de Fuerza Laboral de Luisiana
- Guía de Referencia Rápida de Departamento de Trabajo de Maryland
- Oportunidad Laboral y Económica de Míchigan, UIA Recursos para Empleadores
- Departamento de Servicios Sociales de Misuri
- Oficina de Administración de Pensilvania - Recursos Humanos
- Reglas y Regulaciones del Estado de Georgia
- Departamento de Administración de Carolina del Sur
- Departamento de Seguridad de Empleo de Estado de Ilinois
