Cómo elegir el mejor software de seguimiento del tiempo

Aspectos generales a tener en cuenta al elegir un software de seguimiento del tiempo

Dónde trabajas y qué dispositivos utilizase

Las herramientas de seguimiento del tiempo están hechas con dispositivos específicos en mente; algunos están hechos para Windows, otros para iOS, Android o Mac, y es importante que los consideres en relación con el lugar donde trabajas.

Si la descripción de tu trabajo requiere que estés fuera de la oficina con frecuencia, querrás una aplicación fácil de usar hecha para iOS y Android. Si trabajas en la oficina, puedes beneficiarte más de una aplicación robusta de Windows o Mac, con funciones adicionales.

Si eres un trabajador autónomo que trabaja desde tu casa y facturas por hora, necesitarás un rastreador de horas de trabajo sencillo para poder realizar un seguimiento de tus horas facturables. Si eres una empresa grande, probablemente te beneficiarás más de una solución empresarial, una que ofrece funciones adicionales, como seguimiento de tiempo autohospedado, nómina y supervisión de empleados, entre otras.

Cómo trabajas

Debes considerar tu flujo de trabajo habitual y tratar de encontrar una herramienta de seguimiento del tiempo que se ajuste a él. ¿Utilizas aplicaciones de gestión de proyectos como Trello y Asana? ¿Eres un desarrollador que confía en aplicaciones de desarrollo como JIRA y Github? ¿Te comunicas y cooperas con tus clientes y colegas a través de aplicaciones? ¿Utilizas aplicaciones de negocio y de productividad para optimizar tu empresa?

Entonces, debes buscar herramientas de seguimiento del tiempo que se integren con el software que usas todos los días.

Si las fechas de entrega son una parte importante de tu trabajo, querrás una herramienta que te permita hacer estimaciones y compararlas con tu tiempo rastreado real.

Cuáles son tus necesidades

Considera tu flujo de trabajo otra vez y anota todas las funciones que debe tener tu herramienta.

¿Son solo los conceptos básicos o también algunas características especiales? ¿Harás un seguimiento del tiempo con tu equipo? ¿Necesitas cumplir con los requisitos de FLSA y DCAA? ¿El seguimiento de las horas facturables es importante para tu trabajo?

Algunas de las características más básicas serían:

• Realizar un seguimiento del tiempo que dedicas a las actividades en tiempo real o añadirlo manualmente (añadiéndolo a una planilla horaria o a una lista de entradas de tiempo)
• Editar las entradas de tiempo y continuar trabajando en ellas
• Crear proyectos, analizarlos en tareas y asociarlos con los clientes correctos
• Añadir etiquetas para indicar el tipo de trabajo que hiciste
• Indicar el tiempo facturable y establecer tus tarifas por hora
• Generar informes para clientes y exportarlos a formatos básicos (PDF, CSV, Excel)
• Realizar un seguimiento de lo que están haciendo los miembros de tu equipo desde una vista de equipo

Las características adicionales que puedes necesitar serían:

• Optimizar la gestión de entradas de tiempo y controlar tu planilla de horarios para cumplir con FLSA y DCAA (bloquear las entradas de tiempo para que nadie pueda cambiarlas más allá de cierto punto, redondearlas, corregirlas sin esfuerzo con una opción de auditoría)
• Personalizar tus informes, para una apariencia más profesional (marca)
• Una versión autohospedada, para que alojes la herramienta desde tus propios servidores, para una mejor privacidad y seguridad de los datos

Gestión de facturas y nóminas: ¿el software tiene esta función o puedes integrarlo con un sistema de nómina o facturación independiente?

Considera también si necesitarás:

• Atención al usuario prioritaria de los desarrolladores del software
• Desarrollo personalizado, para que el software se ajuste mejor a tus necesidades
• El software que funciona sin conexión y luego puedes sincronizar y actualizar los datos
• Un software al que se puede acceder a través de varios dispositivos

¿Es fácil usar el software?

Ya sea que el software de seguimiento del tiempo ofrezca solo las funciones básicas o también funciones adicionales, debe ser sencillo y fácil de usar. El objetivo principal del software de seguimiento del tiempo es ahorrar tiempo al realizar un seguimiento de él, y no podrás hacerlo si tienes que pasar mucho tiempo aprendiendo a usar el programa y todas sus funciones.

El mejor tipo de software de seguimiento del tiempo tiene sus características básicas claramente establecidas, y sus características adicionales menos prominentes.

Todas las características no deberían requerir más de un par de clics para funcionar. Además, el equipo de desarrollo de la herramienta debe tener como objetivo la innovación constante y mantenerse al día con las tendencias actuales en el campo del seguimiento del tiempo.

Antes de comprometerte con un software de seguimiento del tiempo, asegúrate de probarlo para ver si se ajusta a tus necesidades, si tus empleados se sienten cómodos usándolo y si lo hacen con facilidad.

Tu presupuesto

Tu presupuesto dicta el software que elegirás, pero ten en cuenta que no tienes que derrochar mucho dinero para una solución efectiva.

Algunas empresas establecen una tarifa plana mensual o anual, otras establecen el precio en función del número de usuarios y algunas ofrecen precios personalizados.

También existe el cuarto tipo de software, el software de seguimiento del tiempo gratuito, que ofrece todas sus funciones de forma gratuita, para una cantidad ilimitada de usuarios y espacios de trabajo ilimitados. Clockify entra en esta categoría por sus características.

Tipos de software de seguimiento del tiempo y sus características

Los rastreadores del tiempo difieren en si son independientes o son parte de un software más grande y versátil. También difieren en cuanto a su función (empresarial, para supervisión, fichaje de entrada/salida) y el método de funcionamiento (automático, basado en la ubicación, basado en excepciones).

Independiente (rastreador del tiempo simple, con una planilla horaria del empleado)

Este es un rastreador del tiempo súper simple, con una planilla de horarios del empleado. Con él, puedes:

• Registrar el tiempo que dedicas a las actividades en tiempo real: inicias el temporizador de horas de trabajo cuando comienzas a trabajar en una actividad y lo detienes una vez que hayas terminado. Más tarde puedes ver tus entradas de tiempo en una lista o una línea de tiempo
• Introducir el tiempo manualmente en una vista de planilla de horarios o en un modo de ingreso de tiempo manual
• Categorizar el tiempo que has introducido por proyecto, tarea, etiqueta, cliente o parámetros similares
• Hacer uso de las opciones de informes (generar informes, exportarlos, guardarlos y enviarlos a los clientes)

Clockify es este tipo de software de seguimiento del tiempo.

Parte de un software de gestión de proyectos

Este tipo de software de seguimiento del tiempo está integrado con un software de gestión de proyectos. Tiene características de gestión de proyectos como sus características principales:

• Supervisión de los recursos del proyecto
• Planificación y programación de proyectos
• Seguimiento de tareas y adición de notas a las mismas
• Compartir archivos
• Facturación y realización de pagos
• Rastreador de tiempo independiente

Ciertos programas de seguimiento del tiempo ofrecen características menores de gestión de proyectos, como agrupar tareas, establecer fechas de entrega y presupuestos, y separar el tiempo facturable del no facturable.

Parte de un software de facturación

Seguimiento del tiempo integrado en un software de facturación, destinado a calcular y generar facturas para tus clientes. Este tipo de software ofrece la generación de facturas personalizadas + seguimiento del tiempo que te permite calcular tus ganancias, en función del tiempo que realmente has rastreado y tus tarifas por hora.

Ayuda a que todo sea transparente para el cliente, en términos de dinero que te deben por sus proyectos.

Software de seguimiento del tiempo automático

Este tipo de software realiza un seguimiento automático del tiempo que tú y tu dispositivo dedicáis a diversas actividades. Rastrea y captura:

• Uso del ordenador
• Uso del teléfono
• Tiempo dedicado a tareas y proyectos
• Tareas asignadas al ordenador: tiempo dedicado a varios programas, aplicaciones, documentos o varios sitios web
• El tiempo que pasas inactivo o lejos del teclado

Tipo de software que hace monitorización

Con el objetivo de rastrear el tiempo que los empleados pasan trabajando y sin hacer nada, básicamente sirven como software de monitoreo de empleados. Cierto tipo de software de control de tiempo ofrece la opción de capturar las pantallas de los empleados en momentos aleatorios, para verificar si están trabajando o inactivos.

Otra opción adicional de este tipo de software es rastrear la cantidad de veces que los empleados mueven el ratón o usan el teclado.

Tipo de software que tiene un reloj para fichar entrada y salida

Una vez que los empleados llegan a trabajar, registran su hora de llegada; una vez que salen del trabajo, registran la hora en que se fueron.

Es útil para la nómina (su entrada y salida determina la nómina). También muestra si un empleado ha trabajado horas extras o no ha cumplido con su cuota semanal de 40 horas.

Basado en excepciones

Cuando los empleados realizan las mismas acciones todos los días, puedes elegir realizar un seguimiento solo del tiempo "excepto" de sus actividades diarias.

Sus horas de trabajo estándar se registran automáticamente y las "excepciones" (como el tiempo libre aprobado) se registran por separado.

Basado en la ubicación

Toma nota automáticamente y realiza un seguimiento del tiempo que pasas en una ubicación en particular.

Esta es una opción útil para realizar un seguimiento de los empleados, ya que indica si están en el trabajo o no. Es especialmente útil para los empleados de campo, que pasan gran parte de su tiempo de trabajo en diferentes ubicaciones y entre ubicaciones.

Software de seguimiento de tiempo de tipo empresarial

Enterprise time tracking software offers a number of features meant to help streamline work in a large corporation with multiple departments.

El software de seguimiento del tiempo empresarial ofrece una serie de características destinadas a ayudar a optimizar el trabajo en una gran corporación con múltiples departamentos.

Por lo general, ofrece personalización, mayor seguridad y privacidad, así como varias integraciones. Una gran empresa necesita una herramienta de seguimiento del tiempo que convierta las horas de los empleados en información sobre cómo se pueden mejorar las operaciones dentro de la empresa.

Este tipo de software utiliza el seguimiento del tiempo para comprender mejor:

• Costos de empleados
• Su disponibilidad y uso en la empresa
• Su capacidad: obtendrás información sobre si se necesita personal adicional y contratación para un proyecto

Qué tipo elegir según el tipo de tu negocio

Tus necesidades diferirán dependiendo de si tienes una pequeña empresa o una gran empresa. Cada tipo de negocio tiene sus propios requisitos.

Requisitos de seguimiento del tiempo por tamaño de empresa

En la mayoría de los casos, es el tamaño de la empresa lo que tiene el mayor impacto sobre qué rastreador del tiempo funcionará mejor para ti. Estos son los requisitos de seguimiento del tiempo según el tamaño de la empresa.

Trabajadores autónomos

Necesitarás un rastreador del tiempo sencillo, preferiblemente con múltiples opciones de seguimiento del tiempo (en tiempo real y manual), y la opción de editar fácilmente una entrada de tiempo y continuar rastreando el tiempo con un clic.

Debes realizar todas las tareas tú mismo, por lo que deberás hacer que tu trabajo sea transparente y de fácil acceso. Es mejor que elijas un rastreador del tiempo que ofrezca informes sólidos, con varias opciones de exportación y envío, para que los clientes puedan realizar un seguimiento de tu progreso en un proyecto y ver dónde se dedicó cada minuto de tu tiempo facturable.

Trabajadores remotos

Trabajar de forma remota significa que debes dar cuenta de tu tiempo a tu empleador, por lo que también necesitarás un rastreador de horas de trabajo sencillo. La diferencia entre un trabajador autónomo y un trabajador remoto es que los trabajadores remotos a menudo tienen que colaborar en equipos, mientras que los freelancers suelen trabajar solos. Por lo tanto, necesitarás un rastreador del tiempo que también incluya una vista de equipo, para que puedas ver lo que todos en tu equipo están haciendo, incluso cuando estés físicamente lejos de ellos.

Pequeñas empresas

Hay menos empleados en las pequeñas empresas, pero por lo general tienen que realizar la misma cantidad de tareas que los empleados en empresas más grandes.

Las pequeñas empresas tienen presupuestos más pequeños, lo que requiere una solución efectiva pero de bajo costo, preferiblemente algo con una aplicación móvil disponible, acceso rápido a todos los datos y soporte rápido para cualquier problema.

El mayor desafío de las pequeñas empresas es el trabajo en equipo; un pequeño número de personas tiene que trabajar en estrecha colaboración en una serie de tareas y desafíos variados. Debido a esto, la opción que debes buscar en tu software de seguimiento del tiempo es la gestión de equipos; podrás crear tareas y delegarlas a los miembros del equipo, para que todos conozcan tus tareas.

Medianas empresas

Las empresas medianas suelen tener un presupuesto mayor; sin embargo, siempre se recomienda optar por una solución de bajo costo con las mismas características que las alternativas más caras.

Estas empresas requieren funciones de administración de equipos; el gerente o administrador de un espacio de trabajo debe tener una idea de todo el funcionamiento dentro de su equipo.

Él o ella también debe asegurarse de que la herramienta de seguimiento del tiempo sea sencilla, completa y fácil de usar para todos; los equipos más grandes generalmente significan menos tiempo para explicar cómo realizar el seguimiento del tiempo a cada empleado individualmente.

Las métricas de negocio también son importantes, por lo que es necesario un sistema de informes sólido; es importante que sea posible generar informes personalizados para gerentes y clientes con unos pocos clics.

Compartir datos también es un factor importante, así que busca los tipos de extensiones disponibles en tu rastreador del tiempo: Excel y PDF son los conceptos básicos que debes buscar.

Otra característica útil sería la opción de compartir informes con los clientes para que puedan seguir tu progreso con sus proyectos en tiempo real; esto será transparente y mantendrá una buena relación profesional con los clientes.

Grandes compañías

Las grandes corporaciones tienen las necesidades más grandes, por lo que su mejor opción sería un rastreador del tiempo extenso, con características empresariales.

Las características esenciales son personalizaciones, seguridad sólida, muchas integraciones y acceso a la API.

Teniendo en cuenta que hay una gran cantidad de personal y una gran cantidad de departamentos, necesitarás múltiples espacios de trabajo y permisos para quién puede hacer y realizar qué; de esta manera, compartirás tu autoridad con otros miembros del equipo para facilitar la administración y delegar la carga de trabajo.

Diferentes industrias

Diferentes industrias tendrán diferentes necesidades en términos de las características ideales para su herramienta de seguimiento del tiempo.

Las agencias de relaciones públicas y otras agencias necesitarán un conocimiento de la disponibilidad, los costos y los gastos de todos; esto ayudará a maximizar las ganancias, y debes buscar rastreadores con gestión de equipos y facturación y tarifas por hora claras.

La industria manufacturera generalmente involucra partes de un negocio ubicado en diferentes estados, y es importante cumplir con las diferentes leyes federales de estos estados, especialmente para salarios y horas extras. Por lo tanto, es mejor que tengas una forma de registrar las horas extras y recibir notificaciones al respecto.

La industria del transporte tiene que ver con entregas rápidas y fechas de entrega; las funciones básicas de seguimiento del tiempo te ayudarán a monitorear y analizar datos, establecer plazos más realistas y mejorar la planificación.

En la asistencia médica, el tiempo es crucial para el tratamiento adecuado del paciente; el seguimiento de todo el tiempo con funciones básicas de seguimiento ayuda a que los trabajadores médicos sean más responsables de sus acciones.

Diferencias en el software de seguimiento del tiempo

Como un tipo de software en su conjunto, los rastreadores del tiempo difieren en las plataformas que admiten, las integraciones que están disponibles con ellos, sus opciones de almacenamiento y exportación de datos, así como el tipo de licencia que poseen.

Plataformas compatibles

Diferentes programas de seguimiento del tiempo admiten diferentes plataformas. A veces, es solo para Windows o está diseñado especialmente para Mac. Pero, en la mayoría de los casos, un software de seguimiento admite varias plataformas. Admiten cualquiera o cualquier combinación de las siguientes plataformas:

• Aplicación web
• Extensión de Chrome
• Mac
• iOS
• Android
• Windows
• Linux

Considera qué tipo de dispositivo usas más y haz tu elección en consecuencia.

Integraciones

Ciertos rastreadores del tiempo pueden integrarse con otras aplicaciones y usarse para rastrear el tiempo que pasas en las características de esas aplicaciones.

¿Cómo funcionan las integraciones de los rastreadores del tiempo y otras aplicaciones? Por ejemplo, si añades un elemento nuevo (ej. "Haz un borrador para una propuesta") en una aplicación de tareas pendientes, como Todoist, podrás realizar un seguimiento del tiempo que dedicas a este elemento, directamente desde Todoist. Esta opción está disponible a través de la extensión Clockify para Chrome.

Debes considerar si tu rastreador del tiempo elegido admite integraciones y con qué aplicaciones; este es un factor importante en tu elección, ya que determina cómo podrás automatizar aún más tu trabajo con aplicaciones.

Los tipos de programas que generalmente se pueden integrar con el software de seguimiento del tiempo son:

• Módulos de CRM
• Software de gestión de proyectos
• Otro software de productividad
• Software de facturación y contabilidad
• Software de nómina

Las integraciones de seguimiento del tiempo también pueden limitarse a un software específico, ya sean aplicaciones de Google, aplicaciones de gestión de proyectos específicas o aplicaciones de productividad específicas.

Un rastreador del tiempo puede ser elegible para la integración con Todoist, pero no con Trello, aunque ambas son esencialmente aplicaciones de gestión de proyectos.

Opciones de almacenamiento y exportación de datos

Dependiendo de las opciones de exportación de tu rastreador del tiempo, puedes exportar tus resultados de tiempo como o para:

• XML
• Excel
• CSV
• QuickBooks/Xero
• Google Docs
• PDF

También puedes almacenar tus datos en:

• La versión auto hospedada de la aplicación
• La versión web de la aplicación

Licencia

El software del seguimiento de tiempo también difiere en su tipo de licencia, y debes considerar:

• Por suscripción: disponible después de pagar una suscripción mensual o anual
• Basado en licencia: compras una copia del software y obtienes el derecho (licencia) para usar esa copia del software
• De propietario: después de la compra, solo puedes instalar este tipo de software de seguimiento del tiempo en una cantidad limitada de dispositivos
• Gratis: tienes libertad de usar el programa de cualquier manera de acuerdo con los términos del servicio
• GPL: puedes ejecutar el programa, estudiarlo, compartirlo o incluso modificarlo
• Código abierto: el código fuente del software se publica con una licencia, pero las reglas de derechos de autor te permiten estudiarlo, modificarlo y distribuirlo a otros usuarios
• Shareware: puedes usar una versión de prueba gratuita que caduca después de un tiempo y debes pagar para continuar usando el software
• Licencia MIT: licencia de software gratis, con algunas restricciones

Conclusión

Al decidir sobre un rastreador del tiempo, enumera y considera cuidadosamente tus necesidades y expectativas.

Varios factores determinarán tu elección. Tu tipo de negocio y flujo de trabajo típico son los más frecuentes y determinan las características que necesitarás.

Luego, puedes considerar la aplicación correcta, o el tipo de aplicación, en relación con los dispositivos que usas y las plataformas que quieres que sean compatibles.

Asegúrate siempre de que el rastreador del tiempo sea sencillo y fácil de usar; la mejor opción, independientemente de los otros factores, es un rastreador del tiempo que sea eficiente, pero asequible, con una serie de funciones básicas y adicionales versátiles.