Regulación del tiempo de trabajo de la FLSA

¿Qué es el cumplimiento de DOL/FLSA?

La FLSA (Ley de Normas Justas de Trabajo) son normas establecidas por el Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL) y se aplican a todos los negocios estadounidenses. Establecen el salario mínimo, pago de horas extras, mantenimiento de registros y empleo de menores de edad.

La FLSA dice que los empleadores pueden utilizar cualquier método de cronometraje que elijan: un reloj de fichar, hacer que un cronometrador realice el seguimiento de las horas de trabajo del empleado o decir a sus trabajadores que escriban sus propias horas en los registros. Cualquier plan de cronometraje se acepta siempre que sea completo y preciso.

La FLSA (Ley de Normas Justas de Trabajo) se encarga de:

• Establecer el salario mínimo
• Establecer el pago de horas extras
• Supervisar y evaluar la contabilidad
• Establecer normas para el empleo de menores

¿Quién debería seguir las normas y regulaciones de la FLSA?

En cuanto a los empleados, las normas y regulaciones de la FLSA se aplican a todos que:

• Trabajan a jornada completa o parcial en un sector privado
• Trabajan en gobiernos de estado

En cuanto a las compañías y empresas, las normas y regulaciones de la FLSA se aplican a todos que:

• Tienen un bruto anual de $500 000 o más
• Tienen como su negocio principal el cuidado de enfermos, ancianos o discapacitados mentales
• Dirigen escuelas primarias y secundarias, o instituciones de enseñanza superior
• Dirigen escuelas exclusivamente para niños superdotados

Establecer el salario mínimo

Según la regulación actual de la FLSA, el salario mínimo por hora es:

• $7,25 para trabajadores mayores de 20 años
• $4,25 para empleados menores de 20 años (durante sus primeros 90 días en el nuevo puesto)

El salario mínimo por hora no puede ser inferior a estas cifras, ni siquiera para los empleados asalariados.

Establecer el pago de horas extras

Si el empleado es no exento

La compensación que reciben los empleados no exentos por las horas extras no debe ser inferior a 1,5 veces sus tarifas regulares dentro de una semana laboral de 40 horas.

Por ejemplo: si un empleado que trabaja para $9 por hora, trabaja 46 horas dentro de una semana laboral, la cantidad que le debe pagar el empleador es:

• 1,5 veces 9, lo que son $13,5 por hora adicional trabajada
• $13,5 veces 6 horas adicionales, lo que son $81 de horas extras
• El sueldo regular para 40 horas semanales (cuando la tarifa horaria es de $9) es de $360
• $360 del sueldo regular y $81 de horas extras lo que equivale a $441 en total para la semana

Si el empleado cobra por trabajo de comisión

Si el empleado es pagado por comisión, entonces el empleador divide la cantidad ganada por una semana con el número de horas trabajadas, incluyendo las horas extras, para encontrar la tarifa horaria. En este caso, las horas extras equivalen a la mitad de la tarifa regular.

Por ejemplo: si el empleado cobra $352 por trabajo comisionado, y ha trabajado 44 horas en una semana, el desglose es el siguiente:

• $352 divididos por 44 horas equivale a una tarifa horaria de $8
• Con una tarifa horaria de $8, el empleado tiene derecho a $4 por una hora extra ($8 divididos por la mitad), lo que equivale a $16 para 4 horas adicionales, en este caso
• Todo eso equivale a $368 en total ($352+$16)

Calcular la tarifa regular para los empleados asalariados

Para calcular la tarifa regular para los empleados asalariados (los que reciben la misma remuneración sin importar las horas trabajadas), tienes que dividir el salario por las horas reales que el empleado ha trabajado en una semana.

Por ejemplo: sin las horas actuales trabajadas por el empleado se diferencian semana tras semana, pero él o ella recibe una remuneración plana de $450, el desglose para una semana de 45 horas es el siguiente:

• $450 divididos por 45 horas trabajadas equivale a una tarifa horaria de $10
• El empleado recibe la mitad de los $10 como remuneración para 1 hora extra: para 5 horas extras recibe $25 ($10/2=$5; $5 X 5 horas=$25)
• El total es $475 para la semana ($650+$25)

La tarifa horaria y la cifra final para los empleados asalariados variará dependiendo del número total de horas trabajadas: cuanto más alto sea el total de horas, más baja será la tarifa horaria, lo que influirá en el pago de horas extras.

Empleados exentos y no exentos

Cuando se trata de aplicar estas reglas, hay una diferencia entre los empleados exentos y los no exentos.

En un sentido estricto, si alguien está exento o no exento puede depender de:

• La oferta hecha al empleado
• Si el horario de trabajo del empleado está sujeto a muchos cambios o no
• Las reglas de la oficina sobre el asunto

Profesiones exentas de los pagos de horas extras y el salario mínimo

• Ejecutivos
• Trabajadores administrativos
• Profesores
• Ciertos empleados informáticos

Para obtener más información sobre las profesiones exentas de los pagos de horas extra y el salario mínimo, echa un vistazo a esta guía.

Empleados exentos de los pagos de horas extras

• Vendedores (los que se hacen cargo de los automóviles, camiones, botes y otros vehículos de transporte)
• Obreros agrícolas
• Taxistas
• Empleados de cine
• Algunos trabajadores de los medios de comunicación: presentadores, editores de noticias

Normas de mantenimiento de registros para los empleados exentos

Por definición, los empleados exentos no cobran por hora, sino que tienen salarios fijos. Esto incluye los trabajos en los que se requiere:

• Ser discreto y hacer juicios independientes sobre diversos asuntos
• Supervisar por lo menos a dos empleados
• Contratar, despedir o ascender a empleados
• Poseer experiencia y educación especializadas

Según los requisitos de la FLSA para los empleados exentos, es importante mantener registros sobre:

• Los deberes de la semana laboral: la semana laboral se refiere a las 24 horas dentro de un día, 7 días a la semana
• La hora del día en que comienza la jornada laboral

Aunque los empleados asalariados tienen salarios fijos no determinados por las horas que han trabajado, se espera una cierta rutina diaria: la FLSA requiere información sobre cuándo comienza el trabajo (ej. 9 a.m.)

• El día de la semana en que comienza la semana laboral

Por la mismas razones que el punto anterior, es importante seleccionar el día en que comienza la semana laboral. Algunas empresas trabajan los sábados, pero los lunes no, así que comienzan su semana laboral los martes; es importante documentar esto y hacerlo oficial.

• Los sueldos que estos empleados reciben para ciertos períodos
• La información personal de los empleados (nombre completo, dirección completa, sexo, fecha de nacimiento para los menores de 19 años, número de la seguridad social…)
• La fecha en la que el empleado recibe el pago y la información sobre el período de tiempo cubierto por el pago

Para los empleados exentos, también es beneficial realizar un seguimiento del tiempo pasado trabajando, para:

1. Añadir una responsabilidad adicional para los empleados - Los empleados asalariados normalmente reciben más remuneración por su trabajo que los empleados que cobran por hora, por lo que es importante rastrear si han sido productivos con su trabajo.
2. Tener información precisa sobre quién trabajó horas extras y su duración, para:
   • Comprender si deberías contratar a empleados adicionales, para reducir el número de las horas extras de ciertos empleados asalariados
   • Comprender si deberías incluir una aplicación para automatizar algunos de los procesos causando las horas extras de ciertos empleados asalariados
   • Calcular el pago de horas extras, de acuerdo con los requisitos de la FLSA
3. Tener conocimiento del número de horas necesarias para terminar un determinado tipo de proyecto. Además, ganar conocimientos sobre el tipo de trabajo o cliente que ocupa la mayoría de las horas de trabajo de tu empleado.

Normas de mantenimiento de registros para los empleados no exentos

Según la FLSA, todos los empleados que cobran menos de $11,38 al hora (que se acumula hasta $23 600 al año) no están exemptos (no asalariados), así que deben clasificarse como por hora. Las mismas reglas se aplican a ciertos tipos de trabajos: en los trabajos tecnológicos, si el empleado cobra menos de $27,63 por hora trabajada (que se acumula hasta $57 470 al año), él o ella debe clasificarse como por hora.

Este tipo de empleado requiere la recopilación de más información, así que además de la información necesaria para los empleados exentos, se requiere:

• Información personal
• Día de la semana y la hora del día en que comienza el trabajo
• La fecha en la que el empleado recibió el pago y el período de tiempo que cubre

También necesitas proporcionar:

• Las tarifas horarias
• La tarifa horaria para una semana con horas extras, junto con una explicación sobre el período de tiempo usado para calcular los sueldos (si la remuneración es horaria, diaria, semanal o por trabajo/proyecto individual)
• Los sueldos para cada período en que se hicieron los pagos
• La cantidad exacta de todos los pagos al empleado que son separados de la remuneración regular y la explicación para ello
• El número exacto de horas trabajadas por día y semana
• Los ingresos por día o semana, sin horas extras
• Los ingresos para las horas extras, por semana
• Las deducciones y adiciones al sueldo regular del empleado, con fechas y explicaciones de por qué se hicieron

Según los requisitos de la FLSA, las empresas están obligadas a mantener registros de la siguiente información, durante 2 años como mínimo:

• La información clave sobre el empleo y los ingresos
• Los registros de la facturación, el pedido y así como el envío
• Los registros enumerando y explicando las adiciones y deducciones a los sueldos arreglados
• Las tablas claras mostrando las tarifas salariales de todos
• Los horarios claros mostrando el tiempo de trabajo

Además de esta información, es muy importante mantener los siguientes registros, durante 3 años como mínimo:

• Los registros de la nómina
• Varios acuerdos con los empleados
• Los registros de todas las ventas
• Los registros de todas las compras

Requisitos de registro de tiempo de la FLSA

Para cumplir con los requisitos de cronometraje de la FLSA, es importante hacer un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados.

Cuando se trata del registro de tiempo en sí, no hay limitaciones reales para el método utilizado. El único requisito es que debes proporcionar datos precisos, correctos y detallados. Cada empresa puede elegir el método más adecuado para sus trabajadores:

• Utilizar un reloj de fichar. Este método incluye un trozo de papel que los empleados ponen en el reloj de fichar; el reloj entonces marca el tiempo del empleado en papel.
• Un cronometrador comprobando todas las horas laborales de los empleados. Un cronometrador está encargado de comprobar y autorizar las planillas horarias de los empleados.
• Cada empleado registra su tiempo individualmente utilizando un software de cronometraje. Los empleados registran el inicio y el fin de cada actividad e indican la llegada y la salida de trabajo. Estos datos deben ser precisos, así que si han llegado a las 7:56 de la mañana y se han ido a las 5:02 de la tarde, deberían registrar el tiempo como tal.

Las empresas deben llevar registros precisos y correctos de las horas trabajadas para los empleados no exentos. Estos registros deben llevarse diariamente e incluir:

• La hora de llegada del empleado al trabajo
• El tiempo de descanso no remunerado del empleado (tiempo de inicio y fin), incluyendo el almuerzo
• La hora en la que el empleado deja de trabajar por el día
• El número total de horas trabajadas para cada día

La FLSA permite el redondeo de tiempo, normalmente al cuarto de hora:

• Si la entrada de tiempo está entre 1 y 7 minutos, el tiempo se redondea hacia abajo y se excluye completamente del informe sobre el tiempo trabajado
• Si la entrada de tiempo está entre 8 y 14 minutos, el tiempo se redondea hacia arriba y se incluye en el informe sobre el tiempo trabajado como 15 minutos
• Los empleados también pueden redondear el tiempo a números menores, como a los 6 o 10 minutos más cercanos
• Es importante que los empleados promedien este redondeo de tiempo: evita redondear siempre solo hacia arriba, o abajo. Más bien, combina las dos prácticas para obtener resultados de tiempo más precisos.
• La FLSA no requiere estrictamente el rastreo de tiempo para los empleados exentos.

Requisitos generales de registro de tiempo de la FLSA

• Los hombres y las mujeres deberían recibir el mismo salario, cuando posean las mismas habilidades y nivel de experiencia
• Las madres lactantes deberían tener tiempo de descanso para alimentar sus bebés durante el primer año de vida del bebé
• Los niños menores de 13 años no pueden trabajar
• Los niños entre 14 y 15 años pueden trabajar durante horas determinadas, pero no en puestos potencialmente peligrosos
• Los niños entre 16 y 17 años pueden trabajar en cualquier horario, pero no en puestos potencialmente peligrosos

Si ignoras los requisitos de la FLSA

Para cumplir con la FLSA, siempre debes pagar por lo menos el salario mínimo, compensar por todas las horas extras y clasificar a los empleados correctamente como exentos o no exentos.

De lo contrario, corres el riesgo de sufrir un pleito por salarios y horas.

No obligatorio y cubierto por la FLSA

Los empleadores están obligados a asegurarse que sus empleados conocen las normas de la FLSA; las normas deben estar expuestas en el lugar de trabajo para que todo el mundo las vea.

Los asuntos no requeridos o cubiertos por la FLSA son:

• El tiempo pasado en días festivos, vacaciones
• El tiempo pasado en las bajas por enfermedad
• En algunos estados, el tiempo pasado en la comida

La FLSA tampoco requiere:

• Los aumentos de sueldo
• Los sueldos más altos para el trabajo durante las horas menos deseables (los fines de semana)
• Una razón o notificación para despedir a un empleado
• Que los empleadores paguen a los empleados despedidos inmediatamente tras despedirlos

Tampoco prescrito por la FLSA

• Un límite de horas por día o días dentro de una semana cuando el empleado debe trabajar; esto incluye las horas extras

Para obtener más información, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos ofrece información adicional sobre los requisitos de la FLSA aquí.

Software de control de tiempo compatible con la FLSA

Clockify es un software gratuito de seguimiento del tiempo que cumple completamente con los requisitos de la FLSA.

Funciones de control de tiempo en Clockify

• Rastreo de tiempo basado en la web - En Clockify, los empleados pueden hacer un seguimiento del tiempo con el rastreador de horas de trabajo, o introducirlo manualmente en la vista de Planilla horaria. En ambos casos, las horas de inicio y finalización del día se registran correctamente para la FLSA, y puedes rastrear el número de horas exacto que un empleado ha trabajado, incluyendo las horas extras.
• Alertas de horas extras - Los requisitos de la FLSA ponen gran énfasis en el registro de horas extras; Clockify te permite establecer alertas automáticas, para que los empleados reciban correos electrónicos notificándoles sobre las entradas de más de 8 horas, las que indican que pueden haber trabajado horas extras.
• Informe semanal de horas extras - También puedes ir al Informe semanal y filtrar por tiempo y usuario para ver quién trabajó horas y por cuánto tiempo.
• Indicador de inicio de semana - Indicar cuándo comienza la semana laboral en los informes es importante para la FLSA.
• Asignador de tareas para la semana de trabajo - En Clockify, puedes mantenerte al tanto de los deberes de la semana laboral asegurándote que cada empleado tenga la tarea correcta: el empleado podrá rastrear su tiempo personal en esta tarea y tu tendrás la documentación sobre lo que el empleado ha hecho durante la semana pasada (cuáles fueron sus deberes de la semana de trabajo).
• Redondeo de las entradas de tiempo - La FLSA permite el redondeo de las entradas de tiempo y puedes activar esta opción en Clockify para que todas tus entradas en Informes sean redondeadas hacia arriba, o hacia abajo, a 15, 10, 6 minutos.
• Informes - Clockify te permite generar informes comprensivos en solo unos pocos clics, y guardar estos registros dentro del sistema por el tiempo que sea necesario, para cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA.
• Tarifas horarias - En Clockify, puedes establecer tarifas horarias precisas para los empleados en la página de Equipo, y asegurarte de que todos los ingresos se calculen correctamente para cada empleado. Una vez establecidas las tarifas horarias, puedes usar el Informe resumido para ver los ingresos de cada empleado dentro de una semana, calculados automáticamente, multiplicando las horas rastreadas por las tarifas horarias. Todos los ingresos por semana individual se guardan dentro del sistema de Clockify y se pueden acceder en cualquier momento.