Zeitplanung

Die Zeitplanung ermöglicht dir, deine Arbeit im Voraus zu planen, indem die folgenden Fragen beantwortet werden:

Wer ist beschäftigt und wer ist verfügbar
Wann ist jemand für ein neues Projekt verfügbar
Wann beginnt und endet ein Projekt

Die in diesem Video angezeigte Benutzeroberfläche entspricht möglicherweise nicht der aktuellen Version der App.

Du kannst Projekte und Schichten auf der Zeitachse visualisieren und Teammitgliedern Aufträge zuweisen, die sie erledigen sollen, um dann auf einen Blick in der Team-Ansicht einzusehen, wer verfügbar und wer zu beschäftigt ist.

Um Projekte und Teams einzuplanen, solltest du Projekt- und Teamplanung in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktivieren.

Die Zeitplanung ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, indem du deinen Arbeitsbereich auf den Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.

Projektplanung #

Die Projekt-Ansicht ermöglicht dir, Projekte auf einer Zeitachse zu planen.

Du kannst ein neues Projekt hinzufügen, indem du auf “Projekt hinzufügen” klickst und das Projekt wird geladen und alle seine Aufträge werden angezeigt (wenn es welche gibt).

Um ein Projekt zu entfernen, solltest du auf die drei Punkte neben ihm klicken. Wenn ein Projekt entfernt wird, werden die Aufträge nicht gelöscht, sondern nur das Projekt aus der Zeitachse ausgeblendet.

Um einen Meilenstein hinzuzufügen, solltest du auf der Zeitachse beliebig klicken und ihn benennen. Um einen Meilenstein zu bearbeiten, solltest du ihn ziehen und ablegen oder auf ihn klicken, um seinen Namen zu ändern. Um einen Meilenstein zu entfernen, solltest du ihn öffnen und auf die drei Punkte zum Löschen klicken.

Du kannst jedes Projekt erweitern, um einzusehen, wem es zugewiesen wird, um neue Mitarbeiter zum Projekt hinzuzufügen und neue Aufträge zu erstellen.

Falls ein Block im Projekt unterstrichen wird, bedeutet dies, dass an diesem Tag ein Mitarbeiter für die Arbeit am Projekt eingeplant ist. Falls ein Benutzer einen roten Überstrich hat, bedeutet dies, dass er überlastet ist.

Du kannst die Liste filtern, indem du nach einem bestimmten Projekt oder Kunden suchst.

Du kannst die Daten in der Datenauswahl ändern, um Aufträge für einen anderen Zeitraum einzusehen (z. B: diese Woche, nächsten Monat oder einen benutzerdefinierten Zeitraum wie 30 Tage). Der minimale Zeitraum beträgt 1 Woche und der maximale 8 Wochen. Du kannst mit Pfeilen zum vorigen oder nächsten Zeitraum navigieren.

Um Aufgaben mit mehr Details einzusehen, kannst du sie vergrößern und dann verkleinern.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl für jedes Projekt im ausgewählten Zeitraum neben dem Projektnamen einsehen.

Wenn ein Projekt öffentlich ist, kannst du jeden Mitarbeiter für ihn einplanen. Wenn ein Projekt privat ist, solltest du zuerst einen Benutzer hinzufügen. Archivierten Projekten können keine neuen Aufgaben zugewiesen werden, aber du kannst die vorhandenen Aufgaben ansehen.

Du kannst auf ein Teammitglied klicken, um seinen Zeitplan im Detail anzusehen.

Du kannst den gesamten Zeitplan für ein Projekt verschieben, indem du auf die drei Punkte neben dem Projekt klickst und “Zeitplan verschieben”wählst. Du solltest dann ein neues Anfangs- und zur Link eingeben und alles wird entsprechend verschoben.

Teamplanung #

Die Team-Ansicht ermöglicht dir, auf einen Blick die Kapazität deines Teams einzusehen (wer verfügbar und wer überlastet ist).

Die Projekt- und Team-Ansichten verwenden die gleichen Auftragsdaten, damit du die Arbeit mit beiden Ansichten planen kannst.

Du kannst ein neues Mitglied hinzufügen, indem du auf “Mitglied hinzufügen” klickst und das Mitglied wird geladen sowie seine Aufträge werden angezeigt (wenn es welche gibt). Du kannst Aufträge für aktive, inaktive, und eingeladene Benutzer erstellen. Du kannst Aufträge nach Benutzern und Gruppen im Team-Menü oben links auf der Seite “Team” filtern.

Um ein Mitglied zu entfernen, solltest du auf die drei Punkte neben ihm klicken. Wenn ein Mitglied entfernt wird, werden seine Aufträge nicht gelöscht, sondern nur der Benutzer aus der Zeitachse ausgeblendet.

Du kannst die gesamte Stundenanzahl, die einem Mitglied zugewiesen werden, im ausgewählten Zeitraum neben seinem Namen einsehen.

Du kannst auf einen Benutzer klicken, um seinen Zeitplan im Detail einzusehen.

Wenn ein Benutzer arbeitsfreie Zeit in diesem Zeitraum hat, kannst du dies auf seiner Zeitachse ansehen. Wenn ihm ein Auftrag während arbeitsfreier Zeit zugewiesen ist, wird es angezeigt, dass der Benutzer überlastet ist.

Du kannst die Kapazität eines Benutzers bearbeiten, indem du auf die drei Punkte neben ihm klickst sowie auf der Seite “Team”, indem du sein Profil bearbeitest.

Voll - Benutzer hat maximale Kapazität erreicht (z. B. wenn seine Kapazität 8 Stunden pro Tag ist, werden ihm 8 Stunden Arbeit an diesem Tag über verschiedene Projekte hinweg zugewiesen)
X Stunden offen - Benutzer verfügt über X Stunden (z. B. 1 Stunde bedeutet, dass du ihm eine zusätzliche Stunde Arbeit diesen Tag zuweisen kannst)
X Stunden über - Benutzern werden X Stunden zugewiesen, die ihre Kapazität überschreiten (z. B. 1 Stunde über bedeutet, dass ihre Kapazität diesen Tag um eine Stunde überschritten wird)

Du kannst wählen, ob die Kapazität von Benutzern nach Tag oder Woche auf der Seite “Team” angezeigt wird.

Du kannst die Leistung deiner Mitarbeiter verfolgen, indem du ihre zugewiesenen und geleisteten Arbeitsstunden im Geplanten und Nachverfolgten Bericht vergleichst.

Aufträge verwalten #

Um einen Auftrag zu erstellen, solltest du:

Registerkarte “Projekte” (oder “Team”) öffnen
Ein Projekt erweitern oder ein neues hinzufügen (oder ein Mitglied erweitern oder ein neues hinzufügen)
Auf der Zeitachse beliebig klicken, um einen Block hinzufügen (oder klicken und ziehen, um einen Zeitraum zu erstellen)
Festlegen, wie lange eine Person am Projekt im ausgewählten Zeitraum arbeiten soll
Anfangszeit auswählen (optional, wenn du Schichten planst)
Eine Notiz hinzufügen (optional, wenn du Anweisungen für Mitarbeiter hast)
Auswählen, ob sich der Auftrag jede Woche wiederholt
Auf “Erstellen” klicken

Um einen Auftrag zu bearbeiten, solltest du auf ihn klicken. Der Auftrag wird geöffnet und du kannst Änderungen vornehmen. Außerdem kannst du den Block ziehen und ablegen, um ihn auf einen anderen Tag zu verschieben, oder die Ecken ziehen, um das Anfangs- und Enddatum zu ändern.

Um einen Auftrag aufzuteilen, solltest du auf die Linie zeigen, die die Tage trennt und klicken, um den Auftrag in zwei getrennte Aufträge aufzuteilen (die du weiter bearbeiten kannst).

Um einen Auftrag zu kopieren, solltest du darauf klicken. Der Auftrag wird geöffnet und du kannst ihn kopieren, indem du auf die drei Punkte klickst und wählst, wem derselbe Auftrag zugewiesen wird.

Um einen Auftrag zu löschen, solltest du darauf klicken. Er wird geöffnet und du kannst ihn löschen, indem du auf die drei Punkte klickst.

Die gesamten Stunden werden berechnet, indem die Anzahl von Arbeitstagen mit der Anzahl von zugewiesenen Stunden multipliziert wird.

Benutzer können mehrere Projektaufträge an einem Tag haben, aber sie können nicht mehrere Aufträge für dieselben Projekte an denselben Tagen haben.

Die Aufträge, die über eine Notiz verfügen, haben das Notiz-Symbol im Zeitblock. Du kannst auf das Symbol zeigen, um die volle Notiz einzusehen.

Arbeitsfreie Tage (Wochenende, Feiertage und arbeitsfreie Zeit) sind nicht in Aufträgen eingeschlossen.

Die arbeitsfreie Zeit und Feiertage haben eine andere Farbe und ein Quickinfo wird beim Draufzeigen angezeigt.

Um einen Mitarbeiter an einem arbeitsfreien Tag einzuplanen, solltest du auf das Datum klicken. Mit Aufträgen an Wochenenden und während der arbeitsfreien Tagen wird die Kapazitätsgrenze von Mitarbeitern automatisch überschritten.

Wiederkehrende Aufträge #

Wenn ein Auftrag wiederholt werden soll oder jede Woche wiederkehrend ist, solltest du:

Den Auftrag öffnen
"Jede Woche wiederholen" abhaken
Anzahl der Wochen bestimmen und eingeben
"Speichern"

Die Aufträge, die länger als 7 Tage sind, können nicht wiederholt werden.

Die Änderung der Anzahl von Wochen, in denen ein Auftrag wiederholt wird:

Wenn du die Wochenanzahl erhöhst, werden neue Aufträge in der Zukunft erstellt
Wenn du die Wochenanzahl reduzierst, werden die ältesten Aufträge aus der Vergangenheit gelöscht

Wenn du eine Eigenschaften des Auftrags (z. B. Datum, Stunden, Notiz) bearbeitest, kannst du bestimmen, ob du alle Aufträge in der Serie aktualisieren oder separate Auftragsserien erstellen möchtest.

Aufträge veröffentlichen #

Du kannst einen Zeitplan erstellen und wenn du fertig bist, kannst du ihn veröffentlichen, damit jeder Benutzer einsehen kann, woran er arbeiten soll und wann.

Unterstrichen - Auftrag wird nicht veröffentlicht und nur Admins können ihn ansehen
Gefärbt - Auftrag wird veröffentlicht und die ihm zugewiesene Person (sowie ihr Manager) kann ihn ansehen

Jeder Auftrag, den du erstellst, ist am Anfang unveröffentlicht und seine zugewiesene Person kann den nicht ansehen.

Wenn du einen unveröffentlichten Auftrag hast, wird die Schaltfläche "Veröffentlichen" blau und ein Zähler für die Anzahl von unveröffentlichten Aufträgen wird angezeigt.

Wenn du auf "Veröffentlichen"klickst, werden alle unveröffentlichten Aufträge veröffentlicht und angezeigt (die zugewiesene Person erhält dazu eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn “Benutzer benachrichtigen” abgehakt ist).

Wenn du einen veröffentlichten Auftrag bearbeitest oder aufteilst, bleibt er veröffentlicht. Wenn du einen veröffentlichten Auftrag kopierst, ist seine Kopie unveröffentlicht.

Die Aufträge, die auf der Seite "Zeitplanung" veröffentlicht werden, können Benutzer auch auf der Seite "Kalender" ansehen und jede Änderung an veröffentlichten Aufträgen wird auch auf der Seite "Kalender" angezeigt.

Die Auftragsentwürfe werden nicht angezeigt.