Plantillas gratuitas de Informes de gastos
Aquí tienes 12 plantillas de informes de gastos que puedes usar para pedir reembolsos para los gastos relacionados con el negocio.
PDF • Excel • Google Docs
¿Qué es un Informe de gastos?
Según la definición de Informe de gastos, un informe de gastos es un documento que registra todos los gastos que los empleados acumulan mientras desempeñan las actividades importantes para sus trabajos.
El propósito de este registro es servir como base para la solicitud de reembolso en efectivo para las cantidades que el empleado gasta durante una obligación de negocios.
Aquí es como los informes de gastos funcionan en más detalle:
- Cada vez que los empleados en deberes de negocios pagan en efectivo, usan un Informe de gastos para especificar sus desembolsos.
- Adjuntan los recibos relacionados con los gastos al Informe de gastos para servir como prueba que las cantidades enumeradas en el Informe coinciden con las cantidades realmente gastadas.
- Envían el Informe completado a su empleador o al contable de la empresa, quien les escribe un cheque para reembolsar los gastos enumerados.
¿Para qué sirve un Informe de gastos?
Diferentes tipos de Informes de gastos requieren diferentes tipos de datos introducidos.
Algunos ejemplos notables de los elementos que los empleados podrían necesitar añadir a sus Informes de gastos incluyen:
- Dinero gastado en la gasolina durante los viajes de negocios o durante recados cotidianos
- Dinero gastado en el transporte durante los viajes de negocios
- Dinero gastado en los almuerzos y cenas de negocios con clientes
- Dinero gastado en el alojamiento durante los viajes de negocios
Bueno, no importa los datos precisos que requiere el Informe, el propósito de tu Informe de gastos es siempre el mismo: proporcionar detalles y pruebas para los gastos relacionados con el trabajo que requieren un reembolso por parte del empleador y la empresa.
¿Qué dice tu Informe de gastos sobre ti?
Según el Wall Street Journal, los Informes de gastos pueden decir mucho sobre los empleados que los rellenan y destacar algunos problemas que estos empleados tienen con sus Informes de gastos.
La investigación distingue entre 5 diferentes tipos de empleados cuando se trata de la manera en la que desempeñan el proceso de realizar informes de gastos.
Así pues, ¿qué tipo eres?
¿Eres un “Evasor” de Informes de gastos?
El Evasor a menudo está reacio a informar a su empleador sobre sus gastos, sean ellos grandes o pequeños.
Llamemos a este Evasor “Alicia”.
Alicia considera confusos los datos que necesita añadir a su Informe de gastos.
Piensa que este proceso toma demasiado de su tiempo.
También teme que su empleador dudará de los elementos en su Informe si algunos de ellos resultan más costosos de lo esperado.
Por lo tanto, Alicia la Evasora suele decidir que es más fácil no informar de los gastos y a menudo paga por ellos con su propio dinero.
¿Qué hacer si eres un “Evasor” de Informes de gastos?
Tómate el tiempo para entender la política de gastos de tu empresa: pide más aclaración del contable de la empresa o de tus compañeros de trabajo cuando haga falta.
Considera tu Informe de gastos como una tarea de trabajo, y define el tiempo que pasarás en él a nivel diario o semanal; luego, haz un seguimiento del tiempo que pasas rellenando cada Informe, para asegurarte de que quedas dentro de tu límite de tiempo predeterminado.
Dónde sea posible, utiliza las secciones de nota y descripción en los Informes para aclarar por qué algunos elementos resultaron más costosos de lo que se esperaba.
¿Eres un “Mártir” de Informes de gastos?
El Mártir suele evitar presentar los reembolsos de gastos. Pero, a diferencia del Evasor, quien evita el proceso porque es demasiado “confuso” o “estresante”, el Mártir lo hace porque se siente personalmente “cercano” a la empresa y a su causa. De ahí que los Mártires traten estos gastos de empresa como propios.
Llamemos al Mártir “Pedro”.
Pedro el Mártir casi nunca pide los reembolsos, y cubre la mayoría de sus gastos de trabajo con su propio dinero.
¿Qué hacer si eres un “Mártir” de Informes de gastos?
La sensación de cercanía que tienes a tu empresa es admirable, pero aun así deberías solicitar reembolsos para tus gastos de negocios, al menos para cumplir con la política de gastos de tu empresa.
¿Eres un “Artista de revancha” de Informes de gastos?
A diferencia del Evasor y el Mártir, el Artista de revancha es demasiado entusiasta en solicitar los reembolsos para los gastos.
Llamemos al Artista de revancha “Miguel”.
Miguel pide reembolsos para cada centavo que gasta, porque quiere vengarse de su empresa por algo que considera una injusticia hacia él.
Esta “revancha” puede estar vinculada al hecho de que su salario sea menor que el que él cree que se merece.
O bien, puede estar vinculado a que Miguel piense que sus jefes tienen salarios mayores que los que él cree que merecen.
También puede relacionarse con algún reembolso de gastos rechazado del pasado y ahora quiere pagar ese gasto indirectamente, a través de otras solicitudes.
Así pues, Miguel el Artista de revancha, decide solicitar tantos reembolsos de gastos como crea que son suficientes antes de que él y su empresa arreglen las cuentas.
¿Qué hacer si eres un “Artista de revancha” de Informes de gastos?
Si no te han aprobado injustamente una solicitud de reembolso en el pasado, no recurras a la revancha: claro, puede que te haga sentir mejor, pero no hace nada para evitar que el problema ocurra en el futuro. Mejor, entrega el asunto a alguien de nivel más alto en tu empresa.
Si piensas que tu salario es injusto, no aumentes tu Informe de gastos para igualar las cuentas: intenta pedir un aumento de sueldo, junto con la prueba precisa de por qué lo mereces. Puede que seas gratamente sorprendido con el resultado.
¿Eres un “Novato” de Informes de gastos?
Bueno, el Novato es también demasiado entusiasta con la enumeración de los gastos, porque generalmente no sabe para qué y cómo pedir un reembolso.
Llamemos al Novato “Cristina”.
Cristina acaba de empezar su primer trabajo en una empresa prestigiosa y todavía no conoce cómo funciona la política de gastos en su nueva empresa.
Le cuesta tomar decisiones sobre para qué pedir un reembolso. Cuando viaja por el trabajo, reserva vuelos baratos y se aloja en hoteles económicos, porque piensa que es lo correcto.
Miremos a otro Novato: “David”.
David también consiguió trabajo en una empresa prestigiosa. Sin embargo, a diferencia de Cristina, David siempre pide los servicios más costosos en los viajes de negocios, porque piensa que de eso va el concepto de los reembolsos de gastos.
Así pues, ambos Cristina y David son Novatos, pero de maneras diferentes: ella teme sobrepasar un límite imaginario y él considera la política de reembolsos una invitación para gastar dinero libremente.
¿Qué hacer si eres un “Novato” de Informes de gastos?
Analiza la política de gastos de tu empresa y destaca los puntos que no entiendas. Entonces puedes preguntar al contable de la empresa que te aclare estos puntos, o puedes preguntar a tus colegas sobre las cantidades generales que ellos gastan en los elementos que tu sueles sobrepagar o no pagar lo suficiente.
¿Eres un “Regalador” de Informes de gastos?
El regalador normalmente juega con la parte “empresarial” de la frase “política de gastos empresariales” y suele pedir reembolsos para los gastos más personales.
Llamemos al Regalador “Anabela”.
A Anabela le gusta ampliar la política de gastos más allá de los típicos gastos de empresa: a elementos que van desde los servicios de canguro hasta la nueva joyería.
Pero, ella es una triunfadora en su empresa, por lo cual el empleador hace la vista gorda a tal comportamiento.
Así pues, Anabela la Regaladora es similar a los Novatos David y Cristina; la diferencia es que ella conoce muy bien su política de gastos, pero suele decidir ignorarla.
¿Qué hacer si eres un “Regalador” de Informes de gastos?
Puede que quieras tener más cuidado al añadir elementos dudosos a tus Informes de gastos: el hecho de que saliste con la tuya 3 veces no significa que no te vas a meter en problemas la cuarta vez. Así que, intenta mantener tus solicitudes de reembolsos de gastos dentro de una cantidad y propósito razonables.
Plantillas gratuitas de Informes de gastos
Bueno, has entendido lo que realmente son los Informes de gastos, cuál es su propósito, qué tipo de empleado eres cuando se trata de los informes de gastos y cómo puedes solucionar tus problemas de informes.
Ahora, todo lo que necesitas es un conjunto de Informes de gastos fiables que puedes utilizar regularmente.
A pesar de que crear tus propios Informes de gastos en Excel sea una solución válida, hay una alternativa más rápida: en vez de crear manualmente tus propias Plantillas de Informes de gastos reutilizables, es más rápido y más fácil usar las plantillas adecuadas y preparadas.
Aquí tienes 12 plantillas que puedes probar ahora mismo.
Informes de gastos simples Informes de gastos temporales Informes de gastos de viaje Informes de gastos de autónomos Informes de gastos misceláneos
Plantillas gratuitas de Informes de gastos simples
01 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS
Plantilla de Informes de gastos básicos
¿Qué es un Informe de gastos básicos?
Un Informe de gastos básicos te deja organizar tus gastos de pago básicos según la fecha, método y recipiente de pago.
Una vez que introduzcas las cantidades gastadas en cada elemento, obtendrás todos tus gastos calculados por el subtotal para cada fecha y el total para todo el período de gastos cubierto.
Lo mejor para:
- Empresas de cualquier tamaño, incluidas pequeñas empresas
- Transacciones individuales
- Organizaciones sin fines de lucro
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
01 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS
Plantilla de Informes de gastos con reembolso anticipado
¿Qué es un Informe de gastos con reembolso anticipado?
Un Informe de gastos con reembolso anticipado supone que tienes parte de la suma que deberías gastar por adelantado en una actividad de negocio.
En esta Plantilla de Informes primero organiza tus gastos según la fecha, elemento y categoría del elemento de pago.
Una vez que introduzcas las cantidades que gastaste en cada elemento, obtendrás tus gastos calculados por el total.
Cuando introduzcas la cantidad que recibiste por adelantado para los gastos enumerados, obtendrás un claro total de reembolso para todo el período de gastos cubierto.
Lo mejor para:
- Empleados que obtienen algunos de sus futuros gastos de negocio cubiertos por adelantado
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
01 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS
Plantilla de Informes de gastos del proyecto
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos del proyecto?
Un Informe de gastos del proyecto te deja organizar todos tus gastos relacionados con el proyecto por fecha y descripción.
Primero puedes especificar tus impuestos. En adición, si un proyecto requiere viajes, también puedes especificar tu transporte, hotel y gastos relacionados con la comida.
Una vez que hayas introducido estos datos, obtendrás tus totales para cada fecha automáticamente, además del total para todo el período de gastos cubierto en este informe. También obtendrás totales para cada categoría (transporte, hotel, comida) calculados automáticamente.
Lo mejor para:
- Personas que trabajan en varios proyectos
- Personas que tienen que viajar solamente para proyectos específicos, no como parte de sus deberes de negocio generales
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
01 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS
Plantilla de Informes de gastos para restaurantes
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos para restaurantes?
Un Informe de gastos para restaurantes te deja seguir y registrar los gastos hechos durante las comidas de negocios con socios, clientes y posibles empleados que quieres reclutar a tu empresa.
Una vez que añadas estos datos, tendrás los gastos de tu comida y bebida calculados por fecha, subtotal y total.
Lo mejor para:
- RRHH
- Gerentes de cuentas
- Ejecutivos
- Otros profesionales que necesitan reunirse con socios, clientes y posibles empleados a nivel regular
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
Plantillas de Informes de gastos temporales
02 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS TEMPORALES
Plantilla de Informes de gastos semanales
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos semanales?
Un Informe de gastos semanales te deja enumerar tus gastos, métodos de pago relacionados y las personas a las que se pagaron las cantidades a nivel semanal.
Una vez introducidos estos datos, tus subtotales para cada día se calculan automáticamente.
También obtendrás tu total para todo el período de gastos cubierto calculado automáticamente.
Lo mejor para:
- Personas que necesitan solicitar reembolsos a nivel semanal
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
02 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS TEMPORALES
Plantilla de Informes de gastos mensuales
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos mensuales?
Un Informe de gastos mensuales te deja enumerar tus gastos, métodos de pago relacionados y las personas a las que se pagaron las cantidades a nivel mensual.
Una vez introducidos estos datos, tus subtotales para cada fecha se calculan automáticamente.
También obtendrás tu total para todo el período de gastos cubierto calculado automáticamente.
Lo mejor para:
- Personas que necesitan solicitar reembolsos a nivel mensual
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
Plantillas de Informes de gastos de viaje
03 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS DE VIAJE
Plantilla de gastos de kilometraje
¿Qué es una Plantilla de gastos de kilometraje?
Este Informe de gastos de kilometraje empresarial te deja especificar tu punto de partida, destino, propósito del viaje, kilometraje y tarifa de kilometraje.
Tras añadir estos datos, obtendrás tu total de gastos de kilometraje para la dicha fecha calculado automáticamente.
También obtendrás el total de gastos de kilometraje para el período de gastos cubierto por este informe calculado automáticamente.
Lo mejor para:
- Trabajadores que suelen ir al terreno por asuntos de empresa y utilizan su propio vehículo.
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
03 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS DE VIAJE
Plantilla de Informes de gastos de viaje de negocios
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos de viaje de negocios?
Un Informe de gastos de viaje de negocios te deja registrar tus gastos para tus viajes de negocios.
Puedes añadir tu transporte, hotel, comida y otros gastos relacionados con el viaje y tener tu total de gastos de viaje para esa fecha calculado automáticamente.
Una vez que añadas estos datos, obtendrás tu total de transporte, hotel, comida y otros gastos relacionados con el viaje calculados automáticamente para el viaje entero.
Lo mejor para:
- Empleados que tienen que viajar a distancias largas para su trabajo, por lo que tienen que cambiar varios medios de transporte y alojarse en hoteles.
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
03 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS DE VIAJE
Plantilla de Informes de gastos de viaje con kilometraje
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos de viaje con kilometraje?
A diferencia del Informe de gastos de viaje de negocios regular, un Informe de gastos de viaje con kilometraje incluye una sección para el kilometraje, junto con las secciones para los hoteles, la comida y otros gastos relacionados con el viaje.
Tras añadir estos datos, obtendrás tu total de gastos para la fecha específica calculado automáticamente.
También obtendrás los totales de kilometraje, hotel, comida y otros gastos relacionados con el viaje calculados automáticamente para el viaje de negocios entero.
Lo mejor para:
- Empleados que viajan a largas distancias y tienen que alojarse en hoteles, pero viajan en su propio coche, por lo que necesitan reembolso de kilometraje
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
Plantillas de Informes de gastos de autónomos
04 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS DE AUTÓNOMOS
Plantilla de Informes de gastos de contratistas
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos de contratistas?
Un Informe de gastos de contratistas te deja enumerar y categorizar tus gastos relacionados con tu trabajo autónomo.
Tras añadir estos datos, obtendrás las cantidades que te debe la empresa que te ha contratado (con y sin IVA) calculadas automáticamente.
Lo mejor para:
- Freelancers que necesitan recopilar y presentar sus gastos a la empresa a la que prestan sus servicios
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Plantillas de Informes de gastos misceláneos
05 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS MISCELÁNEOS
Plantilla de Informes de gastos de eventos
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos de eventos?
Un Informe de gastos de eventos te deja registrar todos tus gastos relacionados con los eventos de empresa.
Puedes añadir los gastos de lugar, decoración, refrigerios, alojamiento de invitados, entretenimiento y premios: se incluyen tanto los gastos estimados como los gastos reales.
Una vez que añadas estos datos, tus gastos estimados y reales para cada sección se calcularán automáticamente.
Tus gastos estimados y reales para todo el evento también se calcularán automáticamente, además de la diferencia general entre los dos.
Lo mejor para:
- Eventos de empresa, tal como ceremonios de entrega y eventos promocionales, particularmente los que incluyen invitados que viajan, entretenimiento y premios
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05 • PLANTILLAS GRATUITAS DE INFORMES DE GASTOS MISCELÁNEOS
Plantilla de Informes de gastos de construcción
¿Qué es una Plantilla de Informes de gastos de construcción?
Un Informe de gastos de construcción te deja seguir y registrar tus gastos relacionados con la construcción.
Simplemente añade tu fecha de trabajo y especifica el número identificador de la casa, el número identificador del gasto, además de los gastos de la construcción y los relacionados con la construcción.
Una vez que añadas estos datos, obtendrás el total de gastos para la fecha, además del subtotal de la fecha calculados automáticamente.
También obtendrás tu total para los gastos de construcción y los relacionados con la construcción calculado automáticamente, además del total para el período entero cubierto por este informe de gastos.
Prueba Clockify, rastreador de tiempo y planilla horaria de construcción gratuito
Lo mejor para:
- Trabajadores de construcción
Descarga: Excel • PDF • Google Docs • Google Sheets
Software de Informes de gastos
Bueno, ¿qué es un software de Informes de gastos?
Pues, su propósito es ayudar a agilizar aún más el proceso de Informes de gastos.
Este tipo de software te ayuda a calcular y mantener los costes de tu actividades y tareas empresariales en un lugar: desde aquí, puedes generar fácilmente los informes que muestran cuánto tienes que ser reembolsado para una actividad relacionada con la empresa, sean los viajes de negocios, una comida de clientes o un evento promocional.
A pesar de que no sea un software tradicional de Informes de gastos, puedes usar nuestro rastreador de tiempo Clockify para facilitar aún más el proceso de Informes de gastos, junto con las plantillas de Informes de gastos enumeradas.
¿Cómo te puede ayudar Clockify a agilizar los Informes de gastos?
En su esencia, Clockify es un programa gratuito de seguimiento del tiempo que te permite rastrear fácilmente el tiempo que pasas en tareas y proyectos, antes de calcular automáticamente cuánto necesitas cobrar por tu tiempo. Pero, también te puede ayudar a agilizar tus informes de gastos si utilizas los campos personalizados de Clockify.
La función de campos personalizados te deja añadir un campo especial personalizado a tus entradas de tiempo (para todos los proyectos o solo para algunos), donde podrás añadir tus gastos para cada tarea en la que estás rastreando el tiempo, especificar el kilometraje en los viajes de negocios, añadir enlaces a tus recibos y mucho más.
Más tarde, podrás exportar un Informe detallado de tus resultados de tiempo y ver tus entradas de tiempo, además de sus gastos específicos, kilometraje y recibos enumerados en una tabla CSV o Excel.
Otros usos de Clockify en tus Informes de gastos
En adición a ayudarte a registrar tus gastos, Clockify te puede ayudar a registrar y calcular cuánto realmente vale el tiempo que pasas en las dichas tareas de negocio.
Este conocimiento verdaderamente te ayudará a poner en perspectiva el tiempo que pasas en ciertas actividades de trabajo: quizás descubras que los 10 almuerzos empresariales con clientes que organizas cada mes en realidad no valen la pena tu tiempo.
Aquí es cómo puedes llegar a estas conclusiones con Clockify:
- define los proyectos en los que estás trabajando
- define tus tareas relacionadas con los proyectos
- define una tarifa horaria específica para cada uno de tus proyectos
Cuando quieres invitar a un cliente a un almuerzo de negocios, trátalo como una tarea que añadirás al proyecto adecuado en tu lista de proyectos en Clockify.
Puedes seguir el tiempo en esta tarea relacionada con el proyecto iniciando un temporizador y rastreando el tiempo mientras estás almorzando.
O bien, puedes añadir el tiempo que has pasado en la dicha tarea manualmente después de haberte despedido de tu cliente.
En cualquier caso, obtendrás tus ganancias calculadas automáticamente para el tiempo que invertiste en esta tarea empresarial.
Quizás descubras que acabas de gastar $90 en una comida de negocios con un cliente que decidió reducir considerablemente el tiempo facturable que tu empresa debe dedicar al proyecto en el futuro.
En cambio, si tu tarifa horaria para este proyecto es de $50, no solo que has gastado de más en el almuerzo, sino que acabas de perder 3 horas que podrías haber dedicado a alguna tarea más factible ($90 gastados frente a los $150 que podrías haber ganado trabajando en otra cosa).
