Genehmigung
Benutzer können ihre wöchentlichen und monatlichen Arbeitszeittabellen und Ausgaben zur Genehmigung einreichen. Danach können Admins sie zur Abrechnung und Gehaltsabrechnung überprüfen und genehmigen.
Alle genehmigten Arbeitszeittabellen werden endgültig gesperrt. Nicht einmal Admins können Änderungen an genehmigten Arbeitszeiten vornehmen, zumindest nicht ohne dass es dauerhaft schriftlich festgehalten wird.
Die Genehmigung der Zeiten ist eine zusätzliche Funktion, die du aktivieren kannst, wenn du deinen Arbeitsbereich auf den Standard-, Pro- oder Enterprise-Plan aktualisierst.
Um die Zeitgenehmigung zu verwenden, solltest du sie zunächst in den Einstellungen deines Arbeitsbereichs aktivieren.
Arbeitszeiten einreichen #
Benutzer können ihre Zeiten über das Zeiterfassungssystem und Arbeitszeittabellen einreichen.
In der Zeiterfassung kannst du unter einer entsprechenden Woche oder einem entsprechenden Monat auf "Einreichen" klicken und alle Zeiten in dieser Woche oder in diesem Monat werden zur Genehmigung eingereicht. In einer Arbeitszeittabelle kannst du auf die Schaltfläche "Einreichen" ganz unten klicken.
Du kannst deine Arbeitszeittabellen weiter bearbeiten, während die Genehmigung für einen Zeitraum noch bevorstehend ist. Die Änderungen an den bevorstehenden Arbeitszeittabellen werden automatisch angezeigt, wenn Arbeitszeiten genehmigt werden.
Im Falle eines Fehlers kannst du die Einreichung zurückziehen, indem du auf X im ausstehenden Tag klickst. Wenn du einen ausstehenden Zeitraum zurückziehst, verschwindet deine Genehmigungsanforderung, und du kannst diesen Zeitraum wieder zur Genehmigung einreichen, wenn du bereit bist.
Hast du schon genehmigte Zeiten, kannst du dazu neue Zeiten hinzufügen (solange Daten nicht gesperrt sind), aber du solltest die neuen Zeiten zur Genehmigung einreichen, indem du diesen Zeitraum wieder zur Genehmigung einreichst.
Du kannst Arbeitszeittabellen einreichen, auch wenn die Daten gesperrt sind (aber, du kannst die Zeiten nicht bearbeiten).
Wenn Einträge genehmigt werden, werden sie endgültig gesperrt und du kannst sie nicht weiter bearbeiten.
Admins können für jeden Benutzer und Teammanager für ihre Mitglieder Arbeitszeittabellen über die Seite “Genehmigungen” > Registerkarte “Nicht eingereicht” einreichen, indem man auf die drei Punkte klickt (eine Genehmigungsanforderung enthält die Information darüber, wer die Arbeitszeittabelle eingereicht hat sowie wann).
Besitzer, Administratoren und Manager können auch die Stundenanzahl der genehmigten arbeitsfreien Zeit ansehen, die ein Benutzer in der Spalte "Arbeitsfreie Zeit" hat.
Arbeitszeiten einreichen (mobile App) #
Mit der mobilen App (iOS und Android) kannst du Zeiten auch einreichen:
- "Zeiterfassungssystem" oder "Arbeitszeittabelle" öffnen
- Zum Zeitraum navigieren, den du einreichen willst
- Auf "EINREICHEN" klicken
- Überprüfen und bestätigen, nachdem du auf “EINREICHEN” geklickt hast
Alle eingereichten Wochen und Monate haben die Beschriftung “AUSSTEHEND”. Um eine Einreichung zurückzuziehen, solltest du auf die Beschriftung “Ausstehend” und dann auf “Zurückziehen” tippen.
Alle genehmigten Wochen und Monate haben die Beschriftung “GENEHMIGT” und die Einträge haben das Kennzeichen zur Genehmigung. Du kannst die schon genehmigten Zeiten nicht bearbeiten. Aber du kannst neue Zeiteinträge hinzufügen (falls der Zeitraum nicht gesperrt ist) und sie zur Genehmigung einreichen.
Arbeitszeiten genehmigen #
Admins können die genehmigten Zeiten auf der Seite “Genehmigungen” (die man in der Randleiste findet) genehmigen und ablehnen.
Jede Genehmigungsanforderung enthält oben auf der Seite Informationen darüber, wer die Anforderung eingereicht hat und wann die Anforderung eingereicht wurde.
Wenn es eine Arbeitszeittabelle gibt, die auf die Genehmigung wartet, wird ein oranger Punkt als Anzeige in der Randleiste angezeigt.
In der Registerkarte “Ausstehend” werden Arbeitszeittabellen angezeigt, die auf die Genehmigung warten. Du kannst alle Anforderungen auf einmal genehmigen oder sie nach Benutzer oder Gruppe filtern.
Falls ein Teammitglied einen Teammanager hat, können Admins auf “An Genehmigung erinnern” klicken, um eine E-Mail-Erinnerung an jeden Teammanager zu senden, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.
Klicke auf die Anforderung, um eine Arbeitszeittabelle im Ganzen und mit weiteren Details anzusehen.
Um eine Anforderung abzulehnen, solltest du die Anforderung öffnen, auf “Ablehnen” in der rechten Ecke oben klicken und eine Notiz hinterlassen. Die Genehmigungsanforderung wird gelöscht, die Beschriftung “Ausstehend” entfernt und der Benutzer erhält eine E-Mail mit dieser Notiz.
Falls ein Mitglied, das eine Arbeitszeittabelle eingereicht hat, Zeiteinträge hat, die nicht richtig sind, kannst du entweder seine Arbeitszeittabelle ablehnen (und es bitten, Einträge zu korrigieren und erneut einzureichen) oder du kannst zum Detaillierter Bericht navigieren und selbst den Fehlen manuell korrigieren (das ist nur möglich, wenn du Admin oder Teammanager bist und über die Berechtigung verfügst, Zeiten anderer Mitarbeiter zu bearbeiten).
Sobald du die Zeiten genehmigt hast, werden Zeiteinträge endgültig gesperrt und nicht einmal Admins können sie bearbeiten.
Wenn du nach der Genehmigung die Zeiten in Rechnung stellst und markieren möchtest, was in Rechnung gestellt wurde, kannst du sie in die Rechnung importieren und auf diese Weise erhalten die genehmigten Zeiteinträge das Tag “In Rechnung gestellt” automatisch, damit du überprüfen kannst, was schon in Rechnung gestellt wurde und Berichte nach Status filtern.
Bitte beachten: Wenn die Anfangs- und die Endzeit einen Zeitraum von einer Nacht umfassen, erscheint neben der Endzeit eine hochgestellte Zahl, die angibt, wie viele zusätzliche Tage der Zeiteintrag umfasst.
Ausstehende Zeitanforderungen bearbeiten #
Admins können die ausstehenden Anforderungen anderer Benutzer in der Registerkarte "Ausstehend" auf der Seite "Genehmigungen" direkt bearbeiten.
Solange Zeiteinträge nicht gesperrt sind, können Teammanager die ausstehenden Anforderungen ihres Teams bearbeiten.
Um eine ausstehende Anforderung zu bearbeiten, solltest du:
- Zur Seite "Genehmigung" gehen
- In der Registerkarte "Ausstehend" eingereichte Arbeitszeittabelle wählen
- Auf das Stift-Symbol neben dem Zeiteintrag klicken
- Im Fenster "Zeiteintrag bearbeiten" kannst du Folgendes bearbeiten:
- Zeit und Datum
- Beschreibung
- Projekt
- Abrechenbarkeit
- Eintrag duplizieren/löschen
Nachdem du alle nötigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "SPEICHERN" , um die Aktion zu beenden.
Managergenehmigung #
Neben Admins können auch Teammanager Arbeitszeittabellen für Benutzer, die sie verwalten, genehmigen.
- Zur Seite Team gehen
- Auf + Role für die Person klicken, die du zum Manager machen möchtest
- "Teammanager" abhaken
- Benutzer auswählen, für die sie Arbeitszeittabellen sehen und genehmigen können
- Änderungen speichern
Sobald Mitarbeitern die Teammanager -Rolle zugewiesen wird, wird “Genehmigung” in ihrer Randleiste angezeigt, und sie können Genehmigungsanforderungen nur von ihren Mitgliedern ansehen und diese genehmigen oder ablehnen.
Ausgaben genehmigen #
Administratoren oder Teammanager können die eingereichten Ausgaben auf der Seite Genehmigungen genehmigen, ablehnen oder bearbeiten. Wie bei Arbeitszeitgenehmigung wird ein oranger Punkt als Anzeige für Ausgaben, die auf eine Genehmigung warten, in der Randleiste angezeigt.
Die Genehmigung von Ausgaben auf der Seite Genehmigungen einreichen:
- Zur Registerkarte Genehmigungen in der Randleiste rechts navigieren
- Auf die Schaltfläche "Nicht eingereicht" navigieren
- Da gibt es eine Liste von allen nicht eingereichten Genehmigungen von Ausgaben mit dem Namen des Teammitglieds, gesamten Arbeitszeiten, der Anzahl von genehmigten Stunden der arbeitsfreien Zeit und dem Gesamtbetrag der Ausgaben
Sie sind nach dem Zeitraum gruppiert. Wenn du einen erweiterst und auf die nicht erreichten Ausgaben klickst, wirst du zur Seite “Arbeitszeittabellen” mit allen Zeiteinträgen, die eingereicht werden können, weitergeleitet.
- Auf "ZUR GENEHMIGUNG EINREICHEN" klicken
- Bestätigungsfenster wird angezeigt
- Auf "EINREICHEN" klicken, um die Aktion zu bestätigen
Wenn eine Ausgabe genehmigt wird, kann sie in keiner Weise bearbeitet werden.
Ausstehende Ausgaben bearbeiten #
Admins können die Ausgaben anderer Benutzer in der Registerkarte "Ausstehend" auf der Seite "Genehmigungen" direkt bearbeiten.
Teammanager können ausstehende Anforderungen ihres Teams bearbeiten, es sei denn, dass die Ausgaben gesperrt sind.
Ausstehende Ausgaben bearbeiten:
- Zur Seite "Genehmigung" gehen
- In der Registerkarte "Ausstehend" eingereichte Arbeitszeittabelle wählen
- Auf das Stift-Symbol neben dem Zeiteintrag klicken
- Im Fenster "Ausgaben bearbeiten " kannst du Folgendes bearbeiten:
- Datum
- Projekt
- Kategorie
- Betrag
- Abrechenbarkeit
- Beleg hinzufügen/löschen
- Anforderung löschen
Nachdem du alle nötigen Änderungen vorgenommen hast, klicke auf "SPEICHERN" , um die Aktion zu beenden.
Benutzer finden, die vergessen haben, ihre Zeiten einzureichen #
Admins und Teammanager (für ihre Teammitglieder) können überprüfen, ob Benutzer ihre Zeiteinträge während der Woche hinzugefügt haben und Benutzern Erinnerungen senden, dass sie keine Zeit erfasst oder keine Arbeitszeittabelle eingereicht haben.
Die Funktionalität ist ein Teil der Funktion "Genehmigungen" und steht Benutzern zur Verfügung, die "Genehmigungen" aktiviert haben.
Benutzer, die ihre Zeiten während der Woche nicht erfasst haben, werden in der Registerkarte "Nicht eingereicht" angezeigt. Inaktive und Eingeschränkte Benutzer werden in der Liste nicht angezeigt.
Um zu überprüfen, wer die nicht eingereichten Zeiten hat (Benutzer, die Arbeitszeittabellen ausgefüllt, aber vergessen haben, sie einzureichen):
- Zu "Genehmigungen" > Registerkarte “Nicht eingereicht” gehen
- Benutzer mit nicht genehmigten Zeiten werden angezeigt (du kannst auf Zeiten klicken, um ihre Arbeitszeittabellen zu sehen)
- Zwischen Zeiträumen navigieren und nach Benutzer oder Gruppe filtern
- Auf “An Einreichung erinnern” klicken, um eine E-Mail-Erinnerung allen Benutzern zu senden, die in der Tabelle angezeigt werden
- Zusätzlich kannst du Arbeitszeittabellen für Benutzer einreichen, indem du auf die drei Punkte und dann auf "Einreichen" klicken
Um zu überprüfen, wer KEINE genehmigten Zeiten hat (Benutzer, die vergessen haben, ihre Arbeitszeittabellen auszufüllen und einzureichen):
- Zum “Wochenbericht” gehen
- Berichte nach Benutzer gruppieren
- Die Woche auswählen, die du überprüfen möchtest
- Filter Status > Genehmigt wählen und anwenden
- Auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen" klicken
- Benutzer mit 0 Zeiten weist darauf hin, dass sie keine genehmigten Zeiten haben
oder
- Zur Seite "Genehmigungen" gehen
- Die Registerkarte "Nicht eingereicht" finden
- Auf "Benutzer ohne Zeit anzeigen" klicken
- Auf "An Anmeldung und Einreichung erinnern" (die Schaltfläche ist verfügbar, wenn es wenigstens einen Benutzer mit keiner erfassten Zeit gibt)
- Modalfenster mit der Liste erscheint, die alle Benutzer enthält, die die Erinnerung erhalten
- Auf Senden klicken, um die Aktion abzuschließen
Dadurch
- erhalten die Benutzer, die keine Arbeitszeittabellen eingereicht haben, eine E-Mail-Erinnerung ihre Arbeitszeittabellen einzureichen
- erhalten die Benutzer, die nicht erfasste Zeit haben, eine Erinnerung, ihre Zeit zu erfassen und ihre Arbeitszeittabellen einzureichen
Arbeitszeittabellen korrigieren #
Die genehmigten Zeiten sind endgültig gesperrt. Sie können nicht bearbeitet werden, auch wenn du Genehmigungen ausschaltest oder dein Konto downgradest.
Reguläre Benutzer können neue Zeiten zu ihrem genehmigten Zeitraum hinzufügen, nur wenn die Daten nicht gesperrt sind. Wenn sie weitere Zeiten hinzufügen möchten, müssen sie auch diese Zeiten zur Genehmigung einreichen. In diesem Fall kann der Manager nur die neu hinzugefügten Zeiten genehmigen oder ablehnen (die vorher genehmigten Zeiten bleiben unverändert).
Wenn es zu einem Fehler kommt und du musst die genehmigten Zeiten ändern:
- Als Admin solltest du zur Registerkarte “Genehmigung > Genehmigt” gehen
- Zeitraum finden, den man korrigieren sollte
- Auf die Genehmigungsanforderung klicken, um die Details zu öffnen
- Auf “Genehmigung zurückziehen” in der oberen rechten Ecke klicken
- Eine Notiz hinterlassen, in der es angegeben wird, was falsch ist, warum und was geändert werden soll
- Auf "Zurückziehen" klicken
Sobald die Genehmigung zurückgezogen wird, können Admins (Besitzer auch, falls die Daten nicht gesperrt sind) alle Zeiteinträge, die nach dieser Anforderung genehmigt wurden, im Detaillierten Bericht bearbeiten. Sowohl der Benutzer als auch der Admin erhalten eine E-Mail mit Notiz.
Wenn Zeiten nicht genehmigt werden, wird eine dauerhafte Kopie aller früher genehmigten Zeiteinträge (mit ihren ursprünglichen Stundensätzen) für Prüfzwecke in der Registerkarte “Zurückgezogen” erstellt, sodass alle Änderungen schriftlich beibehalten werden können.
Benachrichtigungen #
- Wenn es eine Arbeitszeittabelle gibt, die auf Genehmigung wartet, wird das Element in der Randleiste einen orangen Punkt haben
- Wenn eine Arbeitszeittabelle eingereicht wird, erhält der Teammanager des Benutzers eine E-Mail
- Wenn eine Arbeitszeittabelle genehmigt wird, erhält der Benutzer eine E-Mail
- Wenn eine Arbeitszeittabelle abgelehnt wird, erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Notiz
- Wenn eine Arbeitszeittabelle zurückgezogen wird, erhalten der Benutzer und alle Admins eine E-Mail
Hinweis: Falls du Admin bist und eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn ein Benutzer seine Arbeitszeittabelle einreicht, benötigst du Teammanager -Rolle für Benutzer, die du verwaltest (du bist dann nicht nur Admin sondern auch Teammanager für bestimmte Benutzer).
Du kannst E-Mail-Erinnerungen sowohl Benutzern senden, damit sie ihre nicht eingereichten Arbeitszeittabellen einreichen, als auch Managern, damit sie Arbeitszeittabellen ihrer Teammitglieder genehmigen.
